Les modifications acceptées entrent en application au plus tôt un mois après l'expiration du délai précité de trente jours et dans un délai compatible avec les obligations légales et conventionnelles d'information des adhérents ou affiliés par le souscripteur ». Il résulte de ce texte que l'assureur a l'obligation d'informer le souscripteur des contrats santé individuels ou collectifs des modifications et des conséquences résultant de la mise en conformité des contrats responsables au minimum deux mois avant la date de renouvellement du contrat (un mois de réflexion plus un mois de délai d'application). Cette information vaut avenant au contrat initial. Il est réputé accepté par le souscripteur de la garantie s'il n'est pas contesté par ce dernier dans les délais prescrits. Ces dispositions visent, de façon générale, toutes les modifications d'un contrat complémentaire santé qu'il soit souscrit à titre facultatif ou obligatoire. Il peut donc s'agir aussi bien des modifications concernant le niveau des garanties que tous les ajustements en lien avec la réglementation.
L'instruction interministérielle du 17 juin 2021 a modifié les conditions d'application du caractère collectif et obligatoire des régimes frais de santé et prévoyance en cas de suspension du contrat de travail rémunéré d'un salarié. Cette nouvelle évolution réglementaire a un impact sur le contenu de votre acte de mise en place, que vous devez adapter avec les dispositions de l'instruction précitée. Quelles démarches devez-vous effectuer pour être en conformité? Que dit cette nouvelle évolution réglementaire? Tous les salariés dont le contrat de travail était suspendu, qui bénéficiaient d'un revenu de remplacement de la part de leur employeur, devront continuer à bénéficier du régime frais de santé et/ou prévoyance, dans les mêmes conditions que les salariés actifs. Autrement dit, il doit y avoir maintien des cotisations et prestations durant cette période de suspension du contrat de travail rémunéré. En pratique, cela concerne vos salariés: placés en activité partielle et qui perçoivent de votre part une indemnité légale, voire complémentaire (ex: périodes de chômage partiel déclenchées lors de la crise sanitaire); en congé rémunéré (ex: congé de reclassement, congé de mobilité, …).
Si le contrat souscrit ne respecte pas ses conditions, un salarié peut engager une action prud'homale contre son employeur. L'entreprise pourrait être condamnée à prendre à sa charge le montant des frais non remboursés par la complémentaire santé afin d'atteindre les garanties prévues par le panier de soins minimal, et verser des dommages et intérêts. La couverture collective n'est pas un contrat solidaire? Les contrats responsables respectent un cahier des charges particulièrement strict: Respect du panier de soins minimal; Garanties planchers; Garanties plafonds; Remboursement possible sans reste à charge en dentaire, optique et audiologie (réforme 100% Santé). Un contrat responsable permet de bénéficier de déductions fiscales et sociales sur les cotisations versées par l'employeur. Un redressement est possible en cas de contrôle par l'URSSAF, si vous n'avez pas intégré la contribution patronale à votre financement dans l'assiette des cotisations sociales, alors que votre contrat n'est pas responsable.
3. Les rôles de la fonction conformité Cartographie des risques Afin de maintenir leur activité pérenne dans le respect des lois, les compagnies doivent cartographier et anticiper les risques, c'est-à-dire les dangers potentiels encourus par tout type d'entreprise. Elles doivent aussi évaluer les risques de non-conformité internes et acceptables dans le cadre de leur activité, leur probabilité de survenance et leur importance. Le suivi des risques de non-conformité Le suivi de ces risques est nécessaire afin d'appliquer des mesures correctives si des anomalies sont détectées ou si des manquements ont lieu. Informer la hiérarchie et les différents organes de l'entreprise La Fonction conformité doit informer régulièrement les hautes instances de la compagnie sur l'évolution du cadre réglementaire. Elle doit aussi coordonner l'ensemble des services de la société afin de résoudre les problèmes identifiés, notamment quand la clientèle est directement concernée. L'anticipation de la législation Les lois internationales évoluant très rapidement et les risques changeant en permanence ( cybercriminalité par exemple), une simple application de la réglementation en vigueur ne suffit plus.