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L'agressivité: vous ou votre client adoptez une attitude dure, chacun essayant de faire porter la responsabilité à l'autre. Cette attitude peut engendrer une rupture coûteuse pour chacun, voire des procédures juridiques onéreuses. La manipulation: le client peut user de son pouvoir d'influence, vous menacer; vous pouvez chercher à le court-circuiter ou le discréditer auprès de ses pairs. Dans tous les cas, la rupture est inévitable à court ou moyen terme. Fiche de réclamation de la subvention. L'attitude efficace: l'assertivité ou affirmation de soi L'assertivité repose sur des croyances positives sur vous, votre client et la situation: vous avez chacun des droits, des besoins et des contraintes, et il est possible de trouver un compromis acceptable pour les deux parties. Elle consiste à rechercher activement des solutions plutôt que des coupables. Elle utilise des outils de communication efficaces pour dénouer les situations tendues en préservant la relation: Le DESC ( cf. outil 52), et les formules grammaticales passives pour décrire les faits de façon neutre.
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Prendre soin du client tant du point de vue émotionnel qu'opérationnel En résumé Le traitement des réclamations a pour but de fidéliser le client malgré un dysfonctionnement survenu après la vente. Deux paramètres sont à prendre en compte. L'impact émotionnel de la réclamation sur le client (déception, doute, peur, colère... ): il a besoin d'être rassuré et de se sentir " soigné ". Le besoin opérationnel: le client a besoin de visibilité pour s'organiser et de voir une solution mise en place rapidement. Une communication régulière avec le client agit positivement sur chacun de ces deux paramètres. Fiche de réclamation client qualité doc. Les litiges sont traités dans la rubrique " comment être plus efficace " de cet outil. Pourquoi l'utiliser? Objectif L'infaillibilité n'existe pas... et les clients le savent: le but du traitement de la réclamation, c'est de prouver au client en détresse votre réactivité et l'attention que vous lui portez. L'enjeu est l'image de votre entreprise. Contexte Pour tout appel du client au sujet d'une non-conformité par rapport à ce qu'il attendait: dysfonctionnement logistique (retard ou erreur de livraison, produit endommagé, erreur de référence), ou défaut intrinsèque au produit ou service: fonctionnalité en panne, voire malentendu concernant les " promesses " de la vente.
L' édredon face aux agressions: admettre les faits avérés (" c'est vrai ") ou amortir les opinions négatives: " je comprends que vous puissiez le penser ". Il accuse réception de la colère du client pour en diminuer l'intensité. Le disque rayé consiste à répéter la même idée en variant les phrases, mais toujours de façon neutre. Formulaire de réclamation. Une clé de succès dans la recherche de solutions: la créativité Sortez du litige en focalisant votre recherche de solutions sur le besoin opérationnel plutôt que sur le montant que devra payer chacun. Aux exigences du client, répondez par la question: " pour quoi? Dans quel but? ". Soyez créatif: sortez du cadre en agrandissant le gâteau, en demandant des contreparties en dehors du présent litige: autre affaire, recommandation active, etc. EXEMPLE de résolution de litige dans le BTP Le cas: six mois après les travaux d'éclairage dans un espace de bureaux, l'entreprise d'installation électrique reçoit une lettre recommandée la sommant de venir refaire à ses frais les travaux, car le niveau d'éclairage sur les bureaux est insuffisant, et les salariés se plaignent de troubles de la vue.